Privacyverklaring

Privacyverklaring

Vzw Mariënstede hecht veel belang aan privacy en bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we op een duidelijke en transparante wijze uitleggen hoe en met welke zorgvuldigheid wij omgaan met uw persoonsgegevens en wat wij doen om te waarborgen dat uw privacy wordt bewaakt.

Vzw Mariënstede houdt zich in elk geval aan alle wet- en regelgeving hierover, waaronder de Privacywet (1998) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Als vzw Mariënstede zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.  Indien U, na het lezen van deze privacyverklaring, vragen heeft dan kan U contact opnemen met onze dienst:

Vzw Mariënstede
Remi Dewittestraat 6
8890 Dadizele
info@marienstede.be
056 50 94 13

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Vzw Mariënstede verwerkt uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Spontane sollicitaties indien deze relevant zijn voor onze dienst:
  • Om U te kunnen verwittigen van vacatures in uw expertisedomein
  • Sollicitaties op openstaande vacatures:
  • Om U in overweging te nemen als kandidaat voor een openstaande vacature (tijdens het doorlopen van de sollicitatieperiode)
  • Indien U niet weerhouden wordt voor een vacature maar we uw profiel wel interessant vinden, dan bewaren wij uw CV en motivatiebrief bij spontane sollicitaties. Dit doen we enkel mits uw toestemming.

Voor bovenstaande doeleinden vragen, verzamelen, verwerken en slaan wij volgende persoonsgegevens op:

  • Uw CV
  • Uw motivatiebrief

Van zodra uw contract voorbereid wordt, zullen we U om meer persoonsgegevens vragen (rijksregisternummer, burgerlijke status, woon-werk-afstand,…).  Vanaf die fase geldt de privacyverklaring personeel.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die U aan ons bezorgd verstrekken wij niet aan derde partijen.

Bewaartermijn

Uw gegevens worden bewaard 2 jaar na het insturen van de kandidatuur.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en op correctie van uw gegevens (welke wij van U ontvangen).  Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe U contact met ons kan opnemen.

Tevens kunt U bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons.

Klachten

Mocht U een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij U hierover direct contact met ons op te nemen.  Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe U met ons contact kunt nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijzigingen Privacyverklaring

Op onze website zal steeds de meest recente privacyverklaring beschikbaar zijn.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Vzw Mariënstede verwerkt uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Voor het bekomen van een goede match tussen uw wensen en de noden binnen de organisatie
  • Om te voldoen aan sociale, fiscale en andere verplichtingen
  • Voor uitbetaling van eventuele onkosten
  • Voor het verspreiden van interne communicatie en publicaties

Voor bovenstaande doeleinden vragen, verzamelen, verwerken en slaan wij volgende persoonsgegevens op:

  • Contactgegevens (adres, telefoonnummer, emailadres,…)
  • Identificatiegegevens (naam, rijksregisternummer, geboorteplaats, burgerlijke stand,….)
  • Opleiding en vorming (diploma’s en getuigschriften,…)
  • Foto’s
  • Andere gegevens die nodig zijn om wettelijke of contractuele verplichtingen te kunnen uitvoeren

De verzamelde persoonsgegevens worden enkel en uitsluitend gebruikt voor bovenstaande doeleinden.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die U aan ons bezorgd kunnen wij aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van IT-infrastructuur

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten.

Voor het versturen van e-mails aangaande facturen, begeleidingsvragen en uitnodigingen wordt geen gebruik gemaakt van een derde partij.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

Vzw Mariënstede bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist (arbeidsrecht, sociale zekerheidsrecht en het  fiscale recht). De gegevens over vrijwilligerswerk worden vernietigd na 5 jaar na het afsluiten van het vrijwilligerswerk.  De persoonlijke gegevens worden zonder einddatum bewaard.

De bewaring van de persoonsgegevens gebeurt met de grootste zorgvuldigheid.  Er worden ook de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om de beveiliging zo groot mogelijk te maken:

  • Alle medewerkers die namens vzw Mariënstede van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding.
  • Wij hanteren een (individuele) gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • We testen en evalueren regelmatig onze systemen
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens welke op papier bewaard worden, zitten tijdens de begeleidingsperiode in het persoonlijk dossier die bewaard wordt in de bureau van de personeelsverantwoordelijke. Het bureau is na de werkuren afgesloten. 

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en op correctie van uw gegevens (welke wij van U ontvangen).  Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe U contact met ons kan opnemen.

Tevens kunt U bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van de verwerkers indien dit niet de wettelijke verplichting die onze dienst heeft tav de subsidiërende overheid in het gedrang brengt.

Klachten

Mocht U een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij U hierover direct contact met ons op te nemen.  Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe U met ons contact kunt nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijzigingen Privacyverklaring

Op onze website zal steeds de meest recente privacyverklaring beschikbaar zijn.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Vzw Mariënstede verwerkt uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Om gebruik te kunnen maken van de dienstverlening van vzw Mariënstede (binnen de uitvoering van de overeenkomst)
  • Om facturen en uitnodigingen voor activiteiten binnen vzw Mariënstede te versturen
  • Om subsidiëring van de overheid te bekomen (wettelijke verplichting)

Voor bovenstaande doeleinden vragen, verzamelen, verwerken en slaan wij volgende persoonsgegevens op:

  • Contactgegevens
  • Directe identificatiegegevens
  • Rijksregisternummer
  • VAPH-nummer
  • Contactgegevens van ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers

De verzamelde persoonsgegevens worden enkel en uitsluitend gebruikt voor bovenstaande doeleinden.

Daarnaast zijn wij gebonden aan het beroepsgeheim en verwerken we gegevens vanuit de doelstelling “Ondersteuning van gebruikers”, dit houdt in de gevoelige informatie (religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, juridische gegevens, opleiding en training, tewerkstellingsgegevens, financiële en transactiegegevens) en gezondheidsgegevens enkel verwerkt worden indien de doelstelling van de ondersteuning dit vereist.  Hierbij geven we aandacht aan de relevantie en de juistheid van de gegevens.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die U aan ons bezorgd kunnen wij aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het verzorgen van IT-infrastructuur.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten.

Voor het versturen van e-mails aangaande facturen, begeleidingsvragen en uitnodigingen wordt geen gebruik gemaakt van een derde partij.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

Vzw Mariënstede bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. 

De persoonsgegevens worden voor een termijn van 5 jaar na het beëindigen van de ondersteuning bijgehouden waarna ze verwijderd worden, zowel digitaal als op papier.

De bewaring van de persoonsgegevens gebeurt met de grootste zorgvuldigheid.  Er worden ook de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om de beveiliging zo groot mogelijk te maken:

  • Alle medewerkers die namens vzw Mariënstede van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding.
  • Wij hanteren een (individuele) gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • We testen en evalueren regelmatig onze systemen
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens welke op papier bewaard worden, zitten tijdens de begeleidingsperiode in het persoonlijk dossier die bewaard wordt in de bureau van de coach verbonden aan de dienst. Het bureau is na de werkuren afgesloten.  Na de ondersteuningsperiode worden de dossiers bewaard in het bureau van het loket, die na de werkuren is afgesloten.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en op correctie van uw gegevens (welke wij van U ontvangen).  Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe U contact met ons kan opnemen.

Tevens kunt U bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van de verwerkers indien dit niet de wettelijke verplichting die onze dienst heeft tav de subsidiërende overheid in het gedrang brengt.

Klachten

Mocht U een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij U hierover direct contact met ons op te nemen.  Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe U met ons contact kunt nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijzigingen Privacyverklaring

Op onze website zal steeds de meest recente privacyverklaring beschikbaar zijn.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Vzw Mariënstede verwerkt uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Voor het voeren van personeelsbeleid en –administratie
  • Voor vorming en evaluatie van personeelsleden
  • Om te voldoen aan sociale, fiscale en andere verplichtingen
  • Voor loonadministratie, emailverkeer en kostenaanrekening
  • Voor het verspreiden van interne communicatie en publicaties

Voor bovenstaande doeleinden vragen, verzamelen, verwerken en slaan wij volgende persoonsgegevens op:

  • Contactgegevens (adres, telefoonnummer, emailadres,…)
  • Identificatiegegevens (naam, rijksregisternummer, geboorteplaats, burgerlijke stand,….)
  • Familiale informatie (gezinssamenstelling,…)
  • Opleiding en vorming (diploma’s en getuigschriften,…)
  • Aansluiting bij vakorganisaties
  • Medische informatie (doktersattesten, medische keuring,…)
  • Foto’s
  • Andere gegevens die nodig zijn om wettelijke of contractuele verplichtingen te kunnen uitvoeren

De verzamelde persoonsgegevens worden enkel en uitsluitend gebruikt voor bovenstaande doeleinden.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die U aan ons bezorgd kunnen wij aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van IT-infrastructuur
  • loonadministratie

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten.

Voor het versturen van e-mails aangaande facturen, begeleidingsvragen en uitnodigingen wordt geen gebruik gemaakt van een derde partij.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

Vzw Mariënstede bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist (arbeidsrecht, sociale zekerheidsrecht en het  fiscale recht).

De bewaring van de persoonsgegevens gebeurt met de grootste zorgvuldigheid.  Er worden ook de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om de beveiliging zo groot mogelijk te maken:

  • Alle medewerkers die namens vzw Mariënstede van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding.
  • Wij hanteren een (individuele) gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
  • We testen en evalueren regelmatig onze systemen
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens
  • Persoonsgegevens welke op papier bewaard worden, zitten tijdens de begeleidingsperiode in het persoonlijk dossier die bewaard wordt in de bureau van de personeelsverantwoordelijke. Het bureau is na de werkuren afgesloten. 

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en op correctie van uw gegevens (welke wij van U ontvangen).  Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe U contact met ons kan opnemen.

Tevens kunt U bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van de verwerkers indien dit niet de wettelijke verplichting die onze dienst heeft tav de subsidiërende overheid in het gedrang brengt.

Klachten

Mocht U een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij U hierover direct contact met ons op te nemen.  Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe U met ons contact kunt nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijzigingen Privacyverklaring

Op onze website zal steeds de meest recente privacyverklaring beschikbaar zijn.